تئوريهاي مديريت
به نام انكه ما را فكرت اموخت
تئوريهاي مديريت
. مقدمه
مديريت انجام كار به وسيله ديگران است .مديريت يك فرايند است ودلالت بر هدايت تشكيلات انساني دارد. مديريت موثرمبتني برتصميم گيري مناسب ودستيابي به نتايج مطلوب است .مديريت كارا،متضمن تخصيص منابع وصرف مديرانه منابع است.مديريت به فعاليتهاي هدفدار تاكيد دارد .پس از انقلاب صنعتي دراثر توليد انبوه مديريت از مالكيت جداشدوبعدازان به عنوان يك رشته علمي وارد دانشگاه شد. فردريك تيلورپدر مديريت علمي است وفايول از پيشگامان مكتب اصول گرايان است وماكس وبر واضع بوروكراسي است.اين سه رويكرد باهم مكتب كلاسيك را نشكيل ميدهند.كلاسيكها توجه چنداني به محيط خارجي نداشتند ،انها به انسان بعنوان يك ماشين مينگريستند .پس از انها ، التون مايووهمكارانش مكتب نئوكلاسيك را بنيان نهادند وبه عوامل اجتماعي وانساني در سازمان تاكيد داشتند.پس ازان مكتب سيستمي تشكيل گرفت وبعدها مكاب اقتضايي مديريت تشكيل شد ونوع مديريت راباتوجه به شرايط تحليل ميكرد. بخشي از مديريت علم است وبايد اموخته شود ولي بخش ديگران كه با كسب تجارب حاصل ميشود ،هنراست.
.شيوه رهبري ومديريت هرجامعه بستگي به ساخت فرهنگي وارزشهاي آن دارد. مديريت وظايف : برنامه ريزي ، سازماندهي ، رهبري، هماهنگي و كنترل را در چهار چوب يك سيستم ارزشي انجام ميدهد.
برنامه ريزي :
برنامه ريزي از وظايف بسيار مهم مديران است و بر ساير وظايف مديران تقدم واولويت دارد.تحقق اهداف فردي وسازمان مستلزم برنامه ريزي است .
برنامه عبارت است از تعيين هدف مطلوب وپيش بيني راه رسيدن به آن . دربرنامه ريزي وضعيت مطلوب تصور وطراحي ميشود.
بطور كلي اهداف برنامه ريزي عبارتند از:
1 -افزايش احتمال رسيدن به هدف از طريق تنظيم فعاليتها.
2-افزايش منفعت اقتصادي از طريق مقرون به صرفه ساختن عمليات.
3-متمركز شدن بر طريق دستيابي به مقاصد واهداف واحتراز از انحراف از مسير.
4- مهيا ساختن ابزاري براي كنترل ، كه بدون برنامه ريز يامكان كنترل وجود ندارد.
انواع برنامه ريزي:
1- برنامه ريزي استراتژيك ( اساسي)
2- برنامه ريزي عملياتي (اجرايي)
3- برنامه ريزي تخصصي (برنامه ريزي در ساير وظايف مديريت)
برنامه هاي استراتژيك جامع وكلان هستند وبرنامه هاي عملياتي كوتاه مدت وجزيي هستند.
مراحل عمده برنامه ريزي :
1-شناسايي مقتضيات موجود ( فرصتها و محدوديتها)
2-تعيين اهداف كوتاه مدت .
3- كسب اطلاعت كامل درباره فعاليتهاي ضروري براي تحقق اهداف.
4 - طبقه بندي وتحليل اطلاعات .
5 – ارئه فرضيه هايي بر مبناي پيش بيني وضعيت اينده .
6- جستجوي بديلها وبرنامه هاي جايگزين .
7- ارزيابي بديلها گوناگون.
8- انتخاب بديل مناسب .
9- تدوين برنامه هاي فرعي وپشتيباني
10- تنظيم توالي فعاليتها و جداول زمان بندي .
11- بيان كردن برنامه هادر قالب ارقام وبودجه وبرنامه تخصيص منابع مالي .
12- پيگيري پيشرفت كار.
برنامه ريزي موثر مستلزم در نظر گرفتن موارد زیر میباشد :
1- تقدم زماني فعاليتها
2- هما هنگي وارتباط
3- تشريك مساعي وهمكاري
4- اماده سازي شرايط براي اجراي برنامه ها
محاسن برنامه ريزي شامل :
1- تسهيل تحقق اهداف
2- رشد تكنولوژي وتطبيق ان با محيط
3- افزايش بهره وري
4- امكان كنترل را فراهم ميكند
5- كمك به انجام منظم فعاليتها
محدوديتهاي برنامه ريزي:
1 - هزينه ووقت
2 - براساس احتمالات است نه قطعيات
3 – در مواردي فعاليتهارا كند ودشوار ميكند
هماهنگي در برنامه ها واجتناب از برنامه ريزي هاي موازي ومتداخل از اين محدوديتها ميكاهد.
- مدير موفق كسي است كه حداقل نتيجه قابل قبول را بدست مي اورد.
- مدير موثر كسي است كه حداكثر نتيجه قابل قبول را بدست مياورد
- مدير موثر مستلزم داشتن توانايي فني، انساني ، ادراكي ، وطراحي وتوان حل مسئله است
- براي ارزيابي عملكرد ميتوان از دو شاخص " اثر بخشي و كارايي " استفاده كرد
- اثربخشي يعني تحقق اهداف و انجام كارهاي درست .
- کارايي يعني درست انجام دادن كارها .
- همه مديران با تصميم گيري سروكاردارند. تصيم گيري و مديريت را ميتوان مترادف دانست.
(مديريت فقط به سازمانها وامور اداري مربوط نميشود در انجام جزيي ترين وحتي شخصي ترين كارهاي خود هم اگر از فن مديريت استفاده كنيم بهترين نتايج را بدست مياوريم. مانند مديريت خانه داري... اينجا هنر خانم خونه جلوه پيداميكنه...)
. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------
بخش دوم
سازماندهي
سازماندهي فرايندي است كه طي آن ، ميان افرادوگروههاي كاري ، تقسيم كار صورت ميگيرد وبين انها هماهنگي ايجاد ميشود تا اهداف سازماني تحقق يابد. در فرايند سازماندهي اول كارها وفعاليتهاي مورد نياز طراحي وتعريف ميشود. سپس فعاليتها بر حسب مشاغل دسته بندي ميشود وپس از ان ميان مشاغل وسيستمها ، نحوه برقراري ارتباطات تعريف ميشود. حاصل فرايند سازماندهي ، ساختار سازماني است.(ساختار سازمان در مديريت به اندازه كالبد شناسي در پزشكي اهميت دارد) در هر سازماني يك ساختار رسمي وجود دارد كه به طور قانوني تصويب ميشودوتعداد مشاغل، حدود وظايف واختيارات ونحوه انجام فعاليتها دران مشخص ميشود. به محض اينكه سازمان رسمي ايجاد شد، سازمان غير رسمي به وجود ميايد. شكل گيري سازمان غير رسمي امري طبيعي است . وحاصل تعامل اجتماعي بين كاركنان است. وممكن است سازمان رسمي را تقويت كند يا اينكه در مقابل ان باشد.
نمودار سازماني وراهنماي سازمان از مهمترين ابزارهاي رسمي سازي در سازمان هستند.در راهنماي سازمان اهداف ، خط مشي ورويه ها، شرح شغلهاي مهم ، رهنمودهاي اصلي براي انجام كارها مشخص ميشود. در سازماندهي معمولا به واحدهاي ستادي و صفي اشاره ميشود.
- واحدهاي صفي فعاليت ووظايفي را انجام ميدهند كه به طور مستقيم با اهداف سازمان در ارتباط است.
- واحدهاي ستادي وظايفي دارند كه براي پشتيباني از واحدهاي صفي تدوين ميشود.
واحدهاي ستادي به ستاد عمومي ،تخصصي، وشخصي تقسيم ميشود:
- ستاد شخصي مدير را در اجراي وظايفي كه به عهده اش محول شده ياري ميكند . تحت عناوين ستاد كمكي، منشي محرمانه، دستيار كمكي
- ستاد تخصصي به كليه مديران مسئول سازمان در اموري كه در تخصص انهاست ، مشورت ميدهد.ودر حوزه هايي چون اداري، كنترل كيفيت خريد، حسابداري، تحقيق وتوسعه،.... فعاليت دارد.
- ستاد عمومي يا ستاد كل كه پيشنهاداتي در وضع خط مشي وسياست عمومي سازمان ميدهند ودر منطقه مديريت اداري استقرار يافته وبا رياست كل سازمان ارتباط نزديك دارد.
روند هاي جديد در سازماندهي در جهت كوتاه كردن خط فرماندهي ، استفاده از تيم، گسترش حيطه نظارت، افزايش عدم تمركز، گرايش بسوي ساختارهاي تخت وافزايش تفويض اختيار و توانمند سازي كاركنان ميباشد
.در فرايند سازماندهي دو ابزار بسيار مهم عبارتست از" تفكيك يا تجزيه" و " تلفيق يا تركيب" در حالت تفكيك ، سازمان به اجزاي كوچكتري تقسيم ميشود وبعد با مكانيزم تركيب اين اجزاي كوچك با هم هماهنگ ميشوند .
فرايند تقسيم سازمان به بخشها، اداره ها، شعبه ها، وواحدها را بخش بندي ميگويند.
انواع سازماندهي :
1-سازماندهي برمبناي وظيفه
2-سازماندهي برمبناي فرايند
3-سازماندهي برمبناي مشتري
4-سازماندهي بر مبناي منطق جغرافيايي
5-سازماندهي بر مبناي بازار
6-سازماندهي بر مبناي زمان فعاليت يا نوبت كاري
7-سازماندهي بر مبناي محصول
سازماندهي بر مبناي وظيفه براي سازمانهاي كوچك مناسب است .ودر سازمانهاي بزرگ به بوروكراسي افراطي منجر ميشود. اين روش ساده وعقلايي است. واز قديمي ترين روشهاي سازماندهي است و اموزش نيروي انساني اسانتر وكم هزينه تر است و فاقد انعطاف پذيري براي تطبيق با محيط است. در اين نوع امكان پرورش مديران چند بعدي وجود ندارد.
روشهاي سازماندهي جديدتر:
1- سازماندهي برمبناي پروژه يا برنامه
2-سازماندهي ماتريسي
3-سازماندهي با گروههاي متداخل
4-سازماندهي مبتني بر تيم
5-سازماندهي شبكه اي
6-سازماندهي بر مبناي دانش
سازماندهي ماتريسي تركيب سازماندهي بر مبناي وظيفه وسازماندهي بر مبناي محصول است . در اين نوع افراد تحت دو نوع سر پرستي هستند.اين سازماندهي شكل پيشرفته از سرپرستي چند جانبه است وموقتي است نه دائمي ووحدت فرماندهي رعايت نميشود.
در فرايند طراحي سازمان ، ساختار مناسب براي نيل به اهداف سازمان انتخاب ميشود.مينتزبرگ در سازمان پنج قسمت اصلي را شناسايي كرده كه هركدام كاركرد ووظيفه خاصي را ايفا ميكنند. اين قسمتها عبارتند از:
1- سطح استراتژيك يا مديريت عالي
2- سطح مياني
3-ستاد فني
4-ستاد پشتيباني
5- سطح عملياتي
·اگر مديريت در جستجوي قدرت باشد ساختار سازماني بلند تر ميشودودر ساختار بلند رضايت شغلي مديران عالي بيشتر است و اگر مدير كاركنان را نابالغ تصور كند ، ساختار سازماني بلند تر ميشود.
·با مشاهده نمودار سازماني قلمرو مديريت يا حيطه كنترل را ميتوان مشخص كرد. منظور از حيطه كنترل تعداد مرئوسيني هستند كه به صورت مستقيم گزارش كار خودرا به يك مدير ميدهند. اگر يك مدير با تعداد زيادي مرئوس مواجه باشد، سازمان داراي ساختار افقي يا تخت است. وبرعكس اگر حيطه مديريت محدود باشد سازمان داراي ساختار بلند است بنابراين حيطه نظارت با ساختار سازمان رابطه معكوس دارد.
